Nepanikařit
  Začít 6 měsíců předem
  Ukázkový časový plán

Nepanikařit
První a základní rada při zvládání stresových situací je: nepanikařit!!!

Začít 6 měsíců předem
Rozvrhněte si, kdy slavnost uspořádáte.

Plánování, příprava a propagace slavnosti zabere mnoho času. Skutečná doba, kterou příprava slavnosti vyžaduje, závisí na  lidských zdrojích (pokud slavnost organizuje   koordinátor na   plný úvazek,zabere příprava samozřejmě méně čau, než když jí dobrovolníci věnují jen část svého času). V ideálním případě by organizátoři měli začít nejméně 6 měsíců před festivalem. Ve skutečnosti jsou však slavnosti připravovány v mnohem kratší době. Nedostatek času věnovaný přípravě se však může projevit v neočekávaných překvapeních.

Volba data i hodiny.
Při volbě data berte v úvahu pravděpodobné meteorologické podmínky.  Berte v úvahu také stav místa nebo vnitřních prostor v určitém ročním období.Pokud je cílem vaší oslavy připomenutí určitého data, nepodlehněte tlaku majitelů pozemků či vnitřních prostor, kteří se vám pokusí vnutit jiný termín. Striktně se držte svého původního termínu. Pokud chcete navázat na tradici a oživit svátek, který zanikl, ale někteří si jej mohou pamatovat, zkuste respektovat původní datum.  Mnoho pamětníků tím potěšíte.
 Zjistěte si, zda v plánované době náhodou v okolí neprobíhají konkurenční lokální akce ve vaší spádové oblasti. Zkuste se optat v turistických informačních centrech nebo v místních novinách – novináři obvykle vědí všechno. Vžijte se do role potencionálních účastníků - budou vůbec schopni přijít na akci konající se ve vámi zvoleném datu? Berte také v úvahu velké celostátní akce jako fotbalové zápasy, turnaje, volby nebo dokonce populární televizní programy. Nebudou náhodou v době konání Vaší akce lidé na dovolené nebo naopak v práci? Zjistěte si termíny školních prázdnin.

Zamyslete se také nad tím, jak dlouho chcete, aby akce trvala. Bude to záležitost na jeden večer, na jeden den nebo dokonce na tři dny?
Důležité jsou i takové maličkosti jako doba hlavního jídla – v případě, že účastníkům nabízíte občerstvení. Z vlastních zkušeností doporučujeme čas mezi 14.00 a 16.30 – v té době bývají festivaly nejživější. Při časovém plánování by vás nemělo nic překvapit a tak věci promýšlejte do posledních detailů. Pokud pořádáte například show se světelnými efekty nebo ohňostrojem, berte v úvahu dlouhé letní světlé noci. Napište si přesný harmonogram, jaké zařízení budete mít kdy k dispozici – kdy na místo dovezou přenosné WC nebo mantinely a kdy je bude možno instalovat. Na maličkostech stojí svět.

Ukázkový časový plán
Negativní působení časového stresu zajisté na vlastní kůži pocítil každý z vás. časové tísni se pokaždé ocitne naprostá většina organizátorů, kteří nacházejí vždy další a další nedořešené maličkosti nebo se musí zabývat náhle vyvstalými problémy. Časová tíseň je v případě pořádání akcí naprosto normální. Pro jistotu však připojujeme ukázkový časový plán, který vám může pomoci zredukovat neočekáváná překvapení na minimum.
 

6 - 12 měsíců před konáním akce
•   vytvořte přípravný výbor a dejte si s jeho členy schůzku
•   určete koordinátory
•   rozmyslete si filosofii celého projektu
•   připravte rozpočet
•   kontaktuje obecní úřad v místě konání akce
•   požádejte o nezbytná povolení
•   vytvořte si plán marketingu Vaší akce
•   sežeňte sponzory
•   navštivte místo konání akce
•   rozešlete první tisková oznámení o tom, že se vaše akce bude konat

3 měsíce předem
•   zašlete podrobný popis akce všem spolupracovníkům, účinkujícím apod.
•   kontaktujte tyto lidi telefonicky
•   pokud se účastníci vaší akce musí registrovat, rozešlete registrace
•   oslovte místní média
•   naplánujte setkání s koordinátory, které bude zaměřené na zhodnocení stavu příprav, odpovědi na otázky a řešení   problémů

1 měsíc předem
•   pokračujte v registrování účastníků
•   naplánujte další setkání s koordinátory
•   pokud zjistíte, že organizaci sami nezvládnete, začněte shánět dobrovolníky

2 - 4 týdny předem
•   vylepte plakáty a poutače v nejbližších městech a v okolí konání akce
•   zašlete dopis všem účinkujícím s poslední verzí časového uspořádání vaší akce
•   na veřejných místech rozmístěte informativní brožurky
•   zašlete tiskovou zprávu všem týdeníkům v okolí

1 týden předem
•   obvolejte všechny účinkující a připomeňte jim, že se akce koná. Odpovězte jim na všechny otázky
•   přímo na místě zorganizujte schůzku se všemi koordinátory
•   zašlete tiskovou zprávu deníkům

1-3 dny předem
•   připravte místo pro akce (postavte stany, popelnice apod.)
•   těsně před zahájením ještě zavolejte dobrovolníkům
•   v okolí rozmístěte ukazatele

v den  konání akce
•   brzy ráno se setkejte se všemi koordinátory
•   dejte instrukce dobrovolníkům
•   akce začíná a končí
•   ukliďte místo

po akci
•   všem účinkujícím a spolupracovníkům poděkujte
•   schovejte si výstřižky z tisku
•   proveďte zhodnocení akce
•   zorganizujte setkání s přípravným výborem
•   zhodnoťte úspěch akce a její slabiny
•   zahrňte tyto poznatky do budoucího plánu.