Během přípravy zajisté zažijete spoustu legrace, ale současně se před vámi vynoří nutnost řešit praktické a částečně nepříjemné záležitosti. Patří mezi ně například daně a proto si ověřte, zda je nebudete muset odvádět z prodeje zboží.
Současně si ujasněte, jaká povolení můžete potřebovat – například od okresní hygienické správy, od majitele pozemku, od úřadu.
Pečlivě si několikrát přečtěte každou smlouvu. Pokud například objednáváte profesionálního umělce, ověřte si, zda musíte zaplatit i když nepřijel kvůli nehodě, špatnému počasí nebo nesprávnému navigování.

Zároveň se ujistěte, že jste při přípravě akce již probrali otázku pojištění či zdravotního nebo bezpečnostního dohledu. Nebojte se spolupráce s nejrůznějšími institucemi, byť vypadají navenek velmi byrokraticky. Úspěch akce zvýšíte tím, že v dostatečném předstihu začnete navazovat vztahy s místními úřady a budete je pravidelně informovat.

O akci by měl přinejmenším vědět i místní obecní úřad - ostatně někdy se to vyplatí, protože vám mohou zapůjčit vybavení. Obecní úřad si nakloníte tím, že je v programu zmíníte jako spolupořadatele. Pokud odpovědné osobě na úřadě zašlete program a přiložíte pár volných vstupenek, uvidíte, že toto drobné gesto dokáže udělat divy.

Zjistěte si telefon na místní oddělení policie v místě konání vaší akce. Co se týče spolupráce s policií, lze doporučit upřímnost - řekněte jí pravdu a nic než pravdu. Často Vám mohou být v kritické situaci nápomocni. Se svými obavami se svěřte policii, zvláště, pokud se obáváte krádeží nebo vandalismu. Pokud plánujete akci, při níže je potřeba uzavřít silnici, je potřeba dlouhodobé a pečlivé plánování.