Lidé kolem akce

Věnujte pozornost výběru týmu, s nímž budete spolupracovat. Prožijete spolu nejednu stresovou situaci a je třeba, abyste pracovali jako jeden funkční organismus. Při přípravě týmu se zamyslete se nad tím, kolik členů by měl mít Váš tým. Pokud stanovíte hlavního koordinátora celé akce nebo manažera či ředitele, nejprve se zamyslete, jaké vlastnosti a dovednosti po něm požadujete a pak teprve oslovte konkrétního člověka. Při zvažování personálních otázek je dobré si současně uvědomit, jak budete motivovat dobrovolníky i členy týmu. Ještě před vytvořením přípravného týmu si ujasněte všechna úskalí nebo výhody spolupráce s dalšími organizacemi  jako jsou firmy, státní správa a další.

Dříve, než se do akce pustíte, tak se zamyslete, zda vůbec kolem sebe máte dostatek lidí, aby se akce dala zvládnout. Pro inspiraci uvádíme některé pozice, bez kterých se zřejmě při přípravě akce neobejdete.
 

Přípravná skupina

Kromě tzv. výkonné skupiny se organizátoři akce mohou rozhodnout, že zřídí i tzv. "nevýkonnou skupinu", která bude organizátory reprezentovat navenek a v níž může být například zástupce policie nebo příslušného úřadu, jehož pomoc můžete potřebovat. Někdy je výhodné v této "nevýkonné skupině" vyčlenit funkce prezidenta a několika viceprezidentů a do těchto funkcí zasadit významné osobnosti z regionu nebo sponzory. I když se tato "nevýkonná" skupina přímo nepodílí na přípravné práci, je dobré jí zasílat zápisy ze schůzí, aby měli pocit, že jsou neustále v centru dění.  Pokud pořádáte odbornější akci, kontaktujte velkou "patronskou organizaci". Většina z těchto specializovaných organizací obvykle vydává svůj časopis, který je k dispozici buď ve veřejných  knihovnách nebo v knihovnách pro neziskový sektor.

Množství úkolů při přípravě slavnosti vyžaduje rozdělení práce. Následující seznam naznačuje základní rozdělení koordinátorů a jejich odpovědností. Tento seznam není definitivní, je jen odrazovým můstkem a vodítkem, kde začít:

• Koordinátor slavnosti – tato osoba koordinuje všechny aspekty slavnosti, plánuje schůzky a soustřeďuje informace pro veškeré kontakty s organizací a s veřejností.
  
  
• Koordinátor účastníků - kontaktuje účastníky slavnosti ( umělecké soubory, lidové umělce), zůstává s nimi v telefonickém nebo osobním kontaktu, odpovídá na otázky, snaží se motivovat další potenciální účastníky
  
  
• Účetní - ukládá doklady, má přehled o momentálním stavu rozpočtu, dohlíží nad systémem vstupného a prodeje výrobků. Podepisuje všechny šeky, vede účetnictví a poskytuje pravidelné zprávy o finančním stavu.
  
  
• Koordinátor propagace- organizuje celkovou propagační kampaň a marketing, připravuje seznam médií, navrhuje možná témata článků a design publikací, inzerátů, plakátů atd.
  
  
• Koordinátor pro praktické záležitosti - zajišťuje logistiku pro místo slavnosti včetně parkování, kontroly vstupenek, toalet, umístění stánků, stanů či pultů, pódia, elektřiny, nádob na odpadky.
  
  
• Koordinátor dobrovolníků - pomáhá koordinátorovi místa se získáním co nejvíce dobrovolníků, kteří by pomohli při zajišťování rozmanitých prací během skutečné události.
  
  
• Pomocná síla přímo na místě - pomáhá koordinátorovi pro praktické záležitosti v zajištování stanů, stolů, pódií, cedulí, nádob na odpadky atd.
  
  
• Parkovací četa - dohlíží nad vybalováním účastníků a pomáhá jim, dohlíží na to, aby v okolí místa slavnosti nevznikly dopravní problémy.
  
  
• Uklízecí četa - den slavnosti tato skupina lidí dohlíží nad sběrem odpadků a vyprazdňuje nádoby na odpadky ( pokud je to nezbytné). Hlavní odpovědností je udržovat přijatelný vzhled místa slavnosti a opustit místo tak čisté, jak bylo předtím.
  
  
• Prodavač vstupenek - jeden člověk musí být vyčleněn na to, aby dohlížel nad výběrem peněz ze vstupenek, z prodeje atd.
  
  
• Koordinátor vedlejší zábavy - tato osoba má na starosti doprovodný program, v hluchých místech slavnosti je schopna vystoupit a znova pozvednout náladu účastníků akce.

Doporučuje se jednoduchý klíč - například, že se skupina bude setkávat každý měsíc a to pokaždé jednadvacátého či každé druhé úterý v měsíci. Na základě tohoto jednoduchého klíče si každý člen přípravného výboru už může dopředu naplánovat svůj čas. Je dobré si pořizovat záznamy z jakéhokoliv jednání a dokonce se vyplatí si písemně poznamenat i obsah telefonických hovorů. Počítejte s tím, že pokud je akce nová, čeká vás mnoho diskuzí. Pobavte se o tom, že zda je potřeba rozdělení odpovědností zakotvit písemně.